Las tablas representan una de las herramientas más poderosas de la aplicación, por lo que vamos a estudiar en detalle algunas de sus características principales. Normalmente las tablas se rellenan con datos cuando hayamos hecho una búsqueda, entonces la tabla nos puede aparecer en una ventana emergente o en la ventana principal. Una tabla típica pudiera tener el siguiente aspecto.

Podemos ordenar cada columna alfabéticamente de forma ascendente clicando en su cabecera, un segundo click hará la ordenación de forma descendente por esa columna, además podemos ordenar por varias columnas, manteniéndose un número encima de cada columna indicando cual será el primer criterio de ordenación, el segundo, tercero, etc. También podemos arrastrar las columnas y visualizarlas en otro lugar.

Para filtrar los datos podemos usar el menú contextual que tenemos al clicar con el clic derecho sobre los registros de la tabla. Por ejemplo hacemos clic derecho sobre la columna de la provincia y clicar en “Filtrar por columna” lo cual nos abre una ventana en al que podemos personalizar nuestro filtros.

En la parte derecha tenemos las columnas que podemos seleccionar, en nuestro caso como clicamos en la columna Provincia entonces ya nos viene ésta seleccionada. En la parte izquierda tenemos un panel donde podemos ver los filtros que vayamos añadiendo y los controles para los filtros. Por ejemplo si quisiéramos ver todas las explotaciones de A Coruña y Pontevedra, ponemos “A CORUÑA” en el campo de texto y clicamos en para añadir el filtro y luego hacemos lo mismo para “Pontevedra” asegurándonos de que tengamos seleccionado el operador OR a la hora de añadir el filtro de lo contrario si tenemos puesto AND en el desplegable no nos devolvería nada ya que estaríamos seleccionado las explotaciones estuvieran en Coruña y Pontevedra a la vez lo cual es imposible.

Otro ejemplo que podemos ver es si por ejemplo quisiéramos ver todas las explotaciones presentes en la localidad de “Chantada” no tenemos que abrir el diálogo de filtros, basta con clicar con el botón derecho en la columna Localidad de cualquier explotación que esté en Chantada y seleccionar Filtrar por valor: CHANTADA . Este comportamiento lo podemos aplicar para cualquier registro de la tabla.

En el menú contextual tenemos también la opción de agrupar por columnas, con este filtro podemos agrupar los elementos comunes que haya en la columna sobre la que hayamos clicado. Una vez tengamos agrupado podemos usar la función de agrupación para mostrar los datos como la media, la suma, un contador, el máximo o mínimo. Esto se no habilita cuando hacemos clic derecho sobre las columnas que sean agrupables. Previamente a la agrupación, debemos tener la tabla con los filtros y la ordenación adecuada a los datos que queramos obtener. En este caso podemos ver una serie de cálculos medios en función de las lactaciones de los animales. Previamente se seleccionaron las culumnas a ver, luego se hicieron la ordenación y el filtro. Se agrupa por la lactación y se indica en cada columna numérica la función matemática que se le quiere aplicar.

En el menú contextual se nos pueden habilitar o deshabilitar opciones en dependencia de donde hayamos hecho clic o los tipos de datos representados, pero vemos que tenemos otras opciones tales como Imprimir, Copiar selección, Copiar celda o también Refrescar datos. Además tenemos una opción al final que es Mostrar/Ocultar Controles que como su nombre indica ocultará o mostrará los controles que tenemos en la parte superior de la tabla.

En la parte superior derecha de la tabla podemos ver un campo de búsqueda el cual nos va a permitir hacer una búsqueda rápida por todos los registro de la tabla a medida que vayamos tecleando caracteres. Aquí podemos usar los comodines que vimos en secciones anteriores tales como * o ?.

A continuación vamos a ver la barra de botones de una tabla. Debemos de tener en cuenta que los botones presentes en esta barra no siempre coinciden ya que el comportamiento de la tabla puede cambiar en dependencia de los datos mostrados. Aquí vamos a ver los más comunes.

Con este botón vamos a poder copiar al portapapeles del sistema operativo el contenido que tengamos en ese momento en la tabla.

Exportamos a un fichero Excel los datos visibles en la tabla.

Para generar un fichero HTML con los datos de la tabla.

Imprimimos los datos que tenemos en la tabla en ese momento, esto nos abrirá otro diálogo en el que podemos cambiar las opciones de impresión tales como las columnas que queremos que se vean entre otras. No es la mejor opción para presentar los datos de la tabla en papel o PDF. Para eso, usaremos el botón para generar un informe a partir de los datos de la tabla. Esto lo explicaremos en el apartdo de Generación de Informes.

Con este elemento vamos a poder insertar un elemento nuevo a la tabla y por consiguiente a la entidad que representa la tabla. Este botón puede no estar disponible en dependencia si los tipos de datos de la tabla admiten inserción o si tenemos permisos para ello como usuarios. Al pulsar en el botón normalmente se abre un formulario con el que vamos a poder rellenar todos los campos que sean requeridos para la inserción.

Con este botón refrescamos los datos de la tabla de forma que se sincronice cualquier dato que este en la base de datos y no en la tabla.

Aquí podemos generar gráficos de los datos de la tabla. Lo primero que hai que señalar es que tener la tabla con los datos filtrados y ordenados nos facilitará siempre la labor de generar después el gráfico. Se nos abrirá una ventana con los datos que podemos configurar para la representación de los datos.

Vemos que en el panel de la izquierda podemos seleccionar los elementos que representan el eje x y el eje y, además de la forma que tomará el gráfico (Barras, Líneas, Circular, etc…). Podemos guardar la configuración del gráfico haciendo clic en el ícono de guardado en la esquina superior izquierda de la ventana para si queremos volver a el con otros datos estará disponible. Si volviésemos a esta tabla en un futuro podemos acceder a un informe guardado haciendo clic en la marca desplegable que tenemos en el ícono de la barra de botones.

Si hacemos clic derecho en el gráfico tenemos varias opciones en el menú contextual que nos permitirán cambiar las otras propiedades del gráfico, exportarlo a imagen, imprimir, acercar o alejarse, etc…

Con esta opción podemos configurar las columnas que tendremos visibles en la tabla, para ello nos aparece el siguiente diálogo.

Simplemente desmarcamos la que no queremos. Debemos también prestarle atención el botón que está en la esquina inferior derecha que nos permitirá guardar las columnas que hemos marcado así como el tamaño y el orden que escogimos para que se vean así cuando volvamos a esta tabla.

Podemos generar informes con esta opción, funciona parecido a la parte de generación de gráficos. Al igual que en éstos, lo primero que hai que señalar es que tener la tabla con los datos filtrados y ordenados nos facilitará siempre la labor de generar después el gráfico. Tenemos el panel izquierdo en el que podemos seleccionar los datos que queremos que aparezcan, además en la parte superior tenemos la opción de guardar los informes y de escoger la plantilla sobre la que se va a compilar el informe, guardar archivo PDF o imprimir (guardar el archivo en PDF no funciona ya que la librería en la que está escrito ese botón cambió con el tiempo. La mejor opción es pulsar el botón de imprimir y, a la hora de elegir impresora, elegir la impresora de Microsoft print to PDF). En la siguiente imagen se ve un ejemplo de informe en la que se agrupan las granjas por localidad.

Vemos que hay un botón que pone Actualizar Dinámicamente… está activado por defecto y hace que se vayan mostrando los resultados del informe a medida que vamos introduciendo cambios. Si se tiene soltura, se puede desactivar para hacer el proceso menos tedioso, ya que si el número de datos a mostrar es alto, tardará más en regenerarse de cada vez. También podemos ver 2 cuadros de texto, encima del diseño del informe, para poder poner un título y un subtítulo. En la sección de selección de datos, tenemos que tener en cuenta que cuenta el orden en el que los vayamos incluyendo, teniendo unas flechas que nos ayudarán a moverlos. La opción agrupar es muy parecida a la que vimos cuando explicamos la tabla, en el ejemplo vemos la utilidad de la misma. Y las funciones de totalizar sólo aparecerán para las columnas numéricas, pudiendo elegir el tipo de operación pulsando en el nombre de la columna con el botón derecho.

Si quisiéramos obtener los totales de alguna columna numérica aquí pudiéramos hacerlo. Escogemos las columnas en el cuadro de diálogo que nos aparece y aceptamos. Con el botón derecho, una vez seleccionada la columna, indicaremos que operación de totalización queremos realizar.

Con este opción podemos configurar columnas adicionales cuyos datos pueden ser obtenidos a partir de otros mediante operaciones matemáticas. Para ello se nos presenta esta ventana.

Aquí vemos tres paneles, en el izquierdo tenemos las columnas calculadas que tenemos y los botones para crear o eliminarlas, en el panel central la fórmula para el cálculo y en el panel derecho las columnas de la tabla que pueden utilizarse como operando para la fórmula.

El funcionamiento es el siguiente. Primero pinchamos en el botón Crear y creamos nuestra columna, luego se nos habilita el panel derecho en el que podemos hacer doble clic en la columna que queremos usar como operando, finalmente utilizamos los botones en el panel central para agregar las operaciones. Finalmente clicamos en Aceptar y ya estaría visible esta columna en nuestra tabla.

En la captura de ejemplo agregamos una columna en la que obtenemos la altitud de la explotación de pies.

La tabla pivotada nos va permitir obtener una representación diferente de la tabla. El diálogo que se nos abre al clicar en esta opción tiene el siguiente aspecto.

En la parte superior podemos escoger los campos que queremos que salgan en la fila y las columnas. También podemos escoger las opciones de agrupación y también operaciones tales como media, suma, máximo y mínimo o cuenta.

Tenemos también los botones superiores con los que podemos imprimir, configurar la página de impresión, obtener una vista previa, exportar a Excel o guardar la los ajustes de la tabla.

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